Die letzten Wochen haben bedeutsame Veränderungen in unser aller Privat- und Arbeitsleben gebracht. Das Home-Office hat sich dabei zu einer klaren Notwendigkeit für österreichische Unternehmen entwickelt: So arbeitete in der letzten Märzwoche laut einer Statista-Umfrage etwa die Hälfte aller Befragten (fast) ausschließlich oder überwiegend von zuhause aus. Das Home-Office wird auch in Zukunft verstärkt ein wesentlicher Bestandteil unseres Arbeitslebens bleiben: Konkret werden Zukunftsszenarien als eine Balance zwischen Home-Office und Anwesenheit im Büro beschrieben – „im richtigen Moment am richtigen Ort arbeiten“ lautet das neue Motto. Ganz konkret hieße das, Mitarbeiter erledigen Einzelaufgaben, die viel Konzentration erfordern, von Zuhause aus. Für Projekte, an denen sie im Team arbeiten, kommen sie ins Büro.
Das Arbeiten im Home-Office ist für manche schon längst gängige Praxis aber für viele auch eine neue Erfahrung. Damit Sie diese gut bewältigen, finden Sie hier Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office.
Der Arbeitsplatz im Home-Office
Suchen Sie sich im Haus oder in der Wohnung einen Platz für das Home-Office, der nicht typischerweise mit Freizeit verbunden ist – im Idealfall haben Sie einen separaten Platz, der nur Ihrer Arbeit gewidmet ist. Ebenfalls ist es empfehlenswert, private Elektronikgeräte an einem separaten Platz abzulegen, um nicht aus dem Arbeitsrhythmus gerissen zu werden. Diese räumliche Trennung sollte auch für andere Personen gelten – sprechen Sie sich mit Familienmitgliedern oder Mitbewohnern ab und vereinbaren Sie gewisse Spielregeln (z.B. geschlossene Tür bedeutet, dass man in einem Telefonat ist).
Generell wird empfohlen, in einem Raum mit natürlicher Lichtquelle zu arbeiten und die Umgebung persönlich ansprechend zu gestalten (z.B. Topfpflanzen, Dekoration). Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz verhindert Rücken- und andere Beschwerden. Zur Arbeitsausstattung gehören ein höhenverstellbarer Bürostuhl und ein passender Schreibtisch. Ein zusätzliches Stehpult kann für Abwechslung in der Arbeitshaltung sorgen. Auch mit ein wenig Improvisation können Sie Ihren persönlichen Arbeitsplatz optimieren: Sie können sich beispielsweise mit Büchern behelfen, um Ihr Notebook auf die richtige Höhe zu stellen.
Für alleinlebende Personen kann die plötzliche Isolation nun eine große Umgewöhnung bedeuten, besonders wenn man bisher in einem größeren Büro gearbeitet hat. Wenn Sie daher gerne mit einer Geräuschkulisse arbeiten, können Sie im Hintergrund Radio oder Fernseher leise aufdrehen. Auch wenn es Ihnen schwerfällt, versuchen Sie während der Arbeit den Kontakt zu Ihren Familienmitgliedern oder Freunden zu vermeiden. Signalisieren Sie klar, dass Sie nicht ansprechbar sind. Hier heißt es, Linie zu bewahren, sonst wird es mit Ihrer Heimarbeit auf Dauer nicht gut gehen.
Die notwendige Infrastruktur für das Home-Office
Um die Möglichkeit des mobilen Arbeitens oder Home-Office zu nutzen, ist es vor allem wichtig, die richtige Ausstattung zu besitzen. Im Detail unterscheiden sich die Anforderungen an die technische Ausstattung des Heimarbeitsplatzes je nach Aufgabe des Benutzers. Die eingesetzten Werkzeuge sollten folgende Anforderungen erfüllen:
- PC oder Laptop: dieser sollte über ausreichende Rechenleistung und Speicherplatz für alle erforderlichen Anwendungen verfügen und eine möglichst geräuscharme Kühlung haben
- Bildschirm: Augenfreundlich muss er sein, mit hoher Auflösung und Platz für mehrere parallel geöffnete Programme. Wer viel unterwegs ist und deshalb ein Laptop mit kleinem Display nutzt, sollte sich zusätzlich einen großen Bildschirm am Arbeitsplatz gönnen.
- Tastatur: Klappern geht gar nicht. Eine dämpfende Unterlage ist bei Telefon- oder Videokonferenzen wichtig.
- Maus: Spezielle Auflagen für Hände und Unterarme helfen dabei, dass sich durch häufiges Doppelklicken, kalte Unterlagen und falsche Haltung vor dem Computer Schmerzen im Arm und der Schulter entwickeln.
- Internetverbindung (LAN, W-LAN, Hot-Spot): diese sollte im Idealfall schnell, sicher und stabil sein
- W-LAN: Leistung und Sicherheit sind ebenso wichtig wie einfache Handhabung.
- Telefonanschluss: Mobilteil, Headset und Business-Funktionen wie Weiterleiten, Konferenzschaltung und Lauthören sind Standards, die auch ein Softphone auf dem PC erfüllen sollte.
- Drucker: Moderne Multifunktionsgeräte für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen arbeiten nicht nur geräuscharm, sondern auch ressourcenschonend.
- Software: Professionelle Office-Anwendungen sind für die meisten Tätigkeiten unverzichtbar. Und als Cloud-Service sind sie einfach zu haben.
Alltagstipps
Bemühen Sie sich, Ihre sozialen Kontakte weiterhin aufrecht zu erhalten: Melden Sie sich proaktiv und vereinbaren Sie beispielsweise mit Ihren Freunden einen fixen Termin, an dem Sie telefonieren. Besonders mit älteren Angehörigen ist es empfehlenswert, eine regelmäßige Routine aufzubauen, sodass man auf beiden Seiten weiß wann man einen Anruf erwarten kann.
Vergessen Sie auch nicht darauf, sich hin und wieder eine Belohnung (Schaumbad, Süßigkeit, etc.) zu gönnen und eine Pause vom Alltag einzulegen. So kann etwa eine einstündige Mittagspause ein perfekter Energielieferant sein, um Ihren Kopf wieder auf Touren zu bekommen. Auch ein Spaziergang an der frischen Luft kann eine wohltuende Abwechslung bringen und den Kopf wieder frei machen. In diesem Zusammenhang wird auch empfohlen, den Medienkonsum manchmal bewusst herunterzufahren und Achtsamkeit für das eigene Wohlbefinden und die eigenen Bedürfnisse zu üben. Hier ein Tipp für das richtige Planen von Arbeitsterminen und Freizeit im Home-Office: Corona Homeoffice Tipp: Für Fortgeschrittene
Es kann durchaus sein, dass Sie nicht alleine zu Hause sind, wenn Sie Arbeit für das Unternehmen verrichten, wenn etwa Ihre Kinder zu Hause sind. Um jedoch ungestört Ihrer Arbeit nachgehen zu können, ist es sinnvoll auch sie zu beschäftigen. Für Ihre Kinder würde es sich ebenso wie für Sie empfehlen den Tagesablauf zu planen, um Arbeit von Freizeit zu unterscheiden. Kinder können etwa Hausaufgaben machen, Online-Lernplattformen nutzen oder auch Fernsehsendungen mit Bildungshintergrund konsumieren. Weitere Informationen zum Thema Kinderbetreuung im Home-Office finden Sie in einem Blogeintrag von Michael Bartz: Home-Office und Kinderbetreuung: Eine machbare Kombination in der Corona-Ausnahmesituation
—
In Teil 2 unserer Home-Office-Serie behandeln wir die Strukturierung des Arbeitstages, die Erreichbarkeit und Kommunikation sowie die Sicherheit beim Arbeiten im Home-Office.
Teil 3 beschäftigt sich vor allem mit Tipps für Führungskräfte in Bezug auf das Home-Office.
Die HMP und Home-Office
Wir verfügen über jahrelange Erfahrung in der Beratung zu Themen wie mobiles Arbeiten, Home-Office, New Work, IKT-Strategien und Collaboration-Strategien. Wir unterstützen aktuell Unternehmen dabei, die getroffenen notwendigen Ad-hoc-Maßnahmen mit Ausbruch der Corona-Pandemie in ein strukturiertes Gesamtkonzept zu überführen, um eine tragfähige Lösung für die kommenden Wochen und Monate zu entwickeln.