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Die letzten Wochen haben bedeutsame Veränderungen in unser aller Privat- und Arbeitsleben gebracht. Das Home-Office hat sich dabei zu einer klaren Notwendigkeit für österreichische Unternehmen entwickelt. Es wird aber auch in Zukunft verstärkt ein wesentlicher Bestandteil unseres Arbeitslebens bleiben. Dieses neue Arbeiten ist für manche zwar schon längst gängige Praxis geworden, aber für viele auch eine neue Erfahrung. Damit Sie diese gut bewältigen, finden Sie hier Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. In Teil 3 unserer Serie geben wir Tipps für Führungskräfte, wie man virtuelle Teams am besten führt und die Zusammenarbeit fördert.

Neue Anforderungen an Führungskräfte

Die Anforderungen an die Führungskräfte im Home-Office verändern sich ebenso wie die Arbeitsweisen für die Mitarbeiter. Führungsstile, die stark auf Kontrolle basieren, stehen vor einer großen Herausforderung im Home-Office-Alltag – nicht zuletzt wegen der räumlichen Distanz, wenn die Arbeit nicht mehr zwangsläufig im Büro erledigt werden muss. Führung stellt nun Vertrauen und flexiblere Kommunikationsformen in den Mittelpunkt und arbeitet mit klaren und messbaren Zielen. Der Fokus sollte also gerade beim Home-Office auf die Arbeitsresultate gelegt werden, da die klassische Kontrolle der Arbeitszeiten hier wenig greift.

Denken Sie auch die arbeitsrechtlichen Szenarien aller Mitarbeiter einzeln durch. Klären Sie mit jeder Person die individuellen und flexiblen Arbeitszeiten. Gerade in dieser schwierigen Zeit ist es wichtig, dass Sie Zuversicht ausstrahlen – haben Sie Vertrauen und stärken Sie den Optimismus des Teams. Die Führung virtueller Teams erfordert pragmatisches Handeln und bewusstes Wahrnehmen von Sorgen. Mit guter Organisation, Flexibilität, Empathie und klarer Kommunikation schaffen Sie hier eine gute Basis für rasche Problemlösung und für eine erfolgreiche Arbeitsleistung.

Die richtige Auswahl der Kommunikationswege

Besonders in Tagen wie diesen, wo Teammitglieder jederzeit von überall arbeiten können, sind zusätzliche Kommunikations- und Interaktionsskills sowie soziale Fähigkeiten gefragt. Die Kommunikationswege ändern sich drastisch, da sich die Ansprechpersonen nun nicht mehr im Nebenbüro befinden. Hier ist es wichtig zwischen den Kommunikationsformen Anruf, E-Mail, Sofortnachrichtendienst oder Video-Chat die beste und richtige Form für das jeweilige Anliegen zu finden. Zum Beispiel ist nicht für jedes Anliegen oder Frage ein Telefonat notwendig und kann auch mittels E-Mail behandelt werden und umgekehrt. Der direkte persönliche Kontakt – gemeinsam an einem Ort – darf auch nicht vernachlässigt werden. Beziehungsmanagement kann auf Dauer nicht ohne direkten Kontakt auskommen. Sorgen Sie also auch für regelmäßige Treffen im Büro. In der jetzigen Situation der Corona-Krise ist Letzteres natürlich nur beschränkt möglich.

Darüber hinaus ist es auch sinnvoll, sich mit neuen Mitarbeitern, die ihre Arbeit und die Prozesse erst kennenlernen müssen, zuerst vertraut zu machen und sich dann auf praktikable Kommunikationsformen zu einigen. Ebenfalls kann es notwendig sein, sich verstärkt mit den Mitarbeitern abzusprechen, die das Arbeiten im Büro dem Home-Office vorziehen. Hier ist wichtig, die Erwartungen der Person zu managen. Ihre Klarheit und Verbundenheit und Ihr regelmäßiger, organisierter Kontakt mit Ihren Mitarbeitern ist beim Arbeiten in virtuellen Teams von entscheidender Bedeutung.

Schaffen von Struktur durch Standups

Um in Teams eine klare Morgenroutine zu schaffen und alle auf den gleichen Informationsstand zu bringen, können Sie beispielsweise einen täglichen „Standup“-Call (z.B. über MS-Teams, Webex oder andere Plattformen) einführen. Dieser ermöglicht Transparenz im Team und wirkt einer Orientierungslosigkeit entgegen. Im Idealfall richten Sie Standups als Start in den Tag ein und fixieren einen Zeitrahmen von nicht mehr als 15 bis 30 Minuten. Typischerweise beginnt man mit einer kurzen Runde, in der alle Mitarbeitenden kurz erzählen können, was sie gerade beschäftigt (dies kann z.B. bezogen auf eine Arbeitstätigkeit oder in der Krise auch die generelle Gefühlslage im Home-Office sein). In jedem Fall sollte aber im Standup kurz geklärt werden, woran jede Person momentan arbeitet und wo jemand gegebenenfalls Unterstützung braucht. Außerdem ist es empfehlenswert, den Termin täglich zur gleichen Zeit anzusetzen und alle Teammitglieder zu involvieren, um dem Home-Office-Alltag Struktur zu verleihen, das Teamgefühl zu stärken und einen Überblick für alle Beteiligten zu schaffen. Auch können auftretende Probleme so früh erkannt und behandelt werden.

Gemeinsame Erarbeitung der Leitlinien für virtuelles Arbeiten

Es gibt keine allgemein gültigen Vorgehensweisen, wenn es um die Teamarbeit im Home-Office geht. Dies hängt von vielen Faktoren ab – etwa der Branche, der Unternehmensgröße oder der Unternehmenskultur. Somit ist es nicht immer für die Motivation und die Akzeptanz der Teammitglieder förderlich, fixe Regeln als Führungskraft vorzugeben. Im Idealfall überlegen Sie sich erste sinnvolle Vorgehensweisen und verwenden diese als Grundlage für ein Gespräch mit ihrem Team. Gehen Sie auf die Prozesse im Team bzw. die Bedürfnisse der Teammitglieder ein und legen Sie die Spielregeln gemeinsam fest: Definieren Sie die Erreichbarkeit im Home-Office und über welche Kanäle Sie welche Informationen kommunizieren (Chat, Mail, Telefon, etc.). Besprechen Sie die Regeln für Um- und Weiterleitungen bei Telefon, Mail, etc., vereinbaren sie die Antwortzeit sowie wie mit Presence-Status umgegangen wird. Durch klar formulierte Regeln und Ziele bzw. eine transparente Erwartungshaltung an die Ergebnisse schaffen Sie sowohl für sich als Führungskraft, aber auch für Ihre Mitarbeiter Struktur und Sicherheit. Damit ist bereits ein sehr gutes Fundament für eine erfolgreiche Arbeit in virtuellen Teams gelegt.

In Teil 1 unserer Serie haben wir uns bereits mit den Themen Infrastruktur, Arbeitsplatz sowie mit Alltagstipps für das Home-Office beschäftigt.

In Teil 2 standen die Themen Struktur des Arbeitstages, Erreichbarkeit und Kommunikation sowie Sicherheit im Vordergrund.

Die HMP und Home-Office

Wir verfügen über jahrelange Erfahrung in der Beratung zu Themen wie mobiles Arbeiten, Home-Office, New Work, IKT-Strategien und Collaboration-Strategien. Wir unterstützen aktuell Unternehmen dabei, die getroffenen notwendigen Ad-hoc-Maßnahmen mit Ausbruch der Corona-Pandemie in ein strukturiertes Gesamtkonzept zu überführen, um eine tragfähige Lösung für die kommenden Wochen und Monate zu entwickeln.