New Work, Digitalisierung und Home Office sind Begriffe, die in den letzten Jahren zunehmend die Arbeitswelt und auch die Gesellschaft erreicht und durchdrungen haben. Durch die Corona-Epidemie haben diese Tendenzen – wie es viele Studien bereits attestieren – eine schlagartige Beschleunigung erfahren. Unternehmen erkennen immer mehr die Notwendigkeit und auch den Vorteil, die digitale Transformation nun voranzutreiben. Dabei tauchen vermehrt neue Begriffe und Fachtermini auf, die allgemein noch nicht so bekannt sind, wie zum Beispiel die Collaboration-Strategie.
Was versteht man unter „Collaboration“?
Vernetzung und Kommunikation bestimmen in jedem Unternehmen den Erfolg jeder Zusammenarbeit – teamintern genauso wie über verschiedene Partner, Kunden, Organisationseinheiten, Standorte oder auch Zeitzonen hinweg. Viele denken dabei sofort an Kommunikationstools für Video-Conferencing und dergleichen. Die Social Collaboration, oder kurz Collaboration, ist allerdings mehr als das. Sie beschreibt die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder auch Teams mit Hilfe des Internets, digitaler Plattformen und elektronischer Medien. Bei Collaboration stehen somit nicht nur technische Aspekte im Vordergrund, sondern auch, welche Arbeits- und Kommunikationskultur im jeweiligen Unternehmen existiert und wie Unternehmensprozesse ablaufen.
Collaboration besteht demnach aus den (technischen) Collaboration-Tools, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, um besser vernetzt arbeiten zu können als auch aus der Collaboration-Strategie, die die jeweiligen Unternehmensprozesse definiert, davon abgeleitet die Auswahl der richtigen Tools bestimmt – und somit auch eine starke Auswirkung auf die Unternehmenskultur hat.
Collaboration Tools
Diese Tools liefern einerseits technischen Lösungen für Conferencing und Kommunikation. Gleichzeitig sind sie technische Plattformen, die die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtern, verbessern und effizienter gestalten. Während wir alle den ersten Aspekt aus dem Home Office kennen, beschäftigt sich der zweite Bereich mit der generellen digitalen Infrastruktur des Unternehmens. Hier geht es um das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit und um deren Ablage. So sollen zum Beispiel mehrere Mitarbeiter gleichzeitig von verschiedenen Orten aus an einem zentralen Dokument arbeiten können oder auf die gleichen zentralen Dateien und Kalender zugreifen können. Auch eigens definierte Kanäle und Bereiche für vordefinierte Gruppen und Teams sind hier möglich. Dabei werden keine klassischen Netzlaufwerke mehr verwendet, sondern es handelt sich hier um digitale Bibliotheken, die meist cloudbasiert sind.
Collaboration-Strategie
Die Entwicklung der Strategie kann im Wesentlichen in vier Phasen eingeteilt werden:
– Analysephase
– Erhebungsphase
– Konzeptionierung und Umsetzungsplanung
– Implementierungsphase
In der Analysephase wird zuerst herausgearbeitet, wie das Unternehmen arbeitet und wie aktuell Prozesse im Unternehmen abgebildet und durchgeführt werden. Dazu kann zum Beispiel die Methode der Workstyle-Analyse verwendet werden. Diese Methode wird u.a. auch von der HMP angewandt. Mehr Informationen dazu liefert ein ausführlicher Blog von Michael Bartz: Workstyles – wofür? Aus dieser Ausgangsituation wird dann erarbeitet, wie denn die idealen Unternehmensprozesse für das Unternehmen aussehen könnten – intern wie extern.
In der Erhebungsphase wird der Bedarf erhoben, der sich aus der Analysephase ergibt und der benötigt wird, um die Prozesse wie definiert neu gestalten zu können. Hier werden zum Beispiel Use Cases (Prozessbeschreibungen) und Personas definiert, passende mögliche Softwarepakete identifiziert und potenzielle Dienstleister und Anbieter bereits an Bord geholt.
Bei der Konzeptionierung und Umsetzung wird ein konkretes und detailliertes Konzeptpapier erstellt, dass u.a. die Softwarelösung beinhaltet, sowie die konkrete neue Prozessgestaltung, Anforderungen, Leistungsbeschreibungen, Umsetzungsmöglichkeiten bzw. Varianten und einen groben zeitlichen Ablaufplan. An dieser Stelle sind bereits konkrete Angebote eingearbeitet. Danach wird das Konzept dementsprechend im Unternehmen implementiert. Dies betrifft gleichsam die Installierung der Softwarelösung als auch die Prozess-Neugestaltung. In dieser Phase ist es auch unbedingt erforderlich, Schulungen für die Mitarbeiter anzubieten und durchzuführen: einerseits, um die Vorteile der neuen Lösung auch anwendbar zu machen und andererseits, um die Mitarbeiter bei der finalen Lösung auch an Bord zu holen.
Je nach Gegebenheiten und Eigenheiten eines Unternehmens sind die Lösungswege vielfältig und individuell immer angepasst. Es gibt für die Entwicklung einer Collaboration-Strategie demnach keinen einheitlichen Lösungsansatz. Der Erfolg einer solchen Strategie-Entwicklung hängt immer auch vom Grad der Anpassung an die Rahmenbedingungen eines Unternehmens, von der Erfahrung der beteiligten Projektmitarbeiter und von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab.