Das Risikomanagement in Projekten ist eines der wesentlichsten Elemente der Projektabwicklung. Es dient zur Vermeidung von zeitlichen Verzögerungen als auch von kostenmäßigen Auswirkungen. Im Worst Case verhindert es das Scheitern von Projekten.
Das Risikomanagement ist fixer Bestandteil bei Projektumsetzungen der HMP. Es findet im Zuge des gesamten Projektes statt und startet mit einer umfassenden Vorfeldanalyse im Zuge des Projektstartprozesses und einer zyklischen Neuplanung im Zuge des Projektcontrollingprozesses. Dazu gehören unter anderem die Betrachtung der Stakeholder, des Projektumfeldes, des eingesetzten Personals und der Terminsituation. Das laufende Monitoring der Risiken sowie die Umsetzung der geplanten Maßnahmen zum Gegensteuern von Risiken findet im Zuge des gesamten Projektkoordinationsprozesses statt.
Risikomanagement in 4 Phasen
Die HMP Beratung bedient sich beim Risikomanagement in Projekten eines „rollierenden Managementprozesses“, der einen vierphasigen Ablauf vorsieht und so zur kontinuierlichen Verbesserung wesentlich beiträgt. Dabei kann das Risikomanagement in Projekten in folgende Teile untergliedert werden:
Risikomanagementplanung:
- Risikoidentifikation
- Risikoanalyse
- Risikomaßnahmenplanung
- Risikoüberwachung und –kontrolle (Risikocontrolling)
Die erste Phase stellt die Risikoidentifikation dar. Hier verlangen die derzeit aktuellen Standards beim Aufsetzen eines Projektes eine umfassende Vorfeldanalyse. In der nächsten Phase, der Risikoanalyse, werden nun alle in der Risikoidentifikation eruierten Risiken der Reihe nach betrachtet und hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit (hoch, mittel, niedrig) und ihrer Auswirkung (unbedeutend, tolerierbar, ernst) beurteilt. Dabei wird die Analyse nicht nur auf der obersten Projektebene, sondern zusätzlich auch auf dem Arbeitspaketlevel vorgenommen. Diese Granularität verhilft zu einer detaillierten Betrachtung und damit zu einer konkreteren Auseinandersetzung mit der Thematik.
Bei der darauffolgenden Risikomaßnahmenplanung sind alle Hauptrisiken in Betracht zu ziehen und entsprechende Strategien zum Umgang mit diesen zu entwickeln. Grundsätzlich werden entsprechend den Normen der Risikomaßnahmenplanung verschiedene Hauptkategorien einer Lösungsstrategie unterschieden:
- Vermeidungsstrategie, die versucht die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten des Risikos zu verkleinern
- Minimierungsstrategie, deren Ziel es ist, die Auswirkungen des Risikos zu reduzieren
- Notfallplanung, bei der versucht wird, den schlimmsten Fall anzunehmen, sich darauf richtig vorzubereiten und eine Strategie für den Fall des Eintritts anzuwenden.
Das Risikocontrolling bezeichnet einen regelmäßigen, parallelen Prozess, der auf die Planung, Koordination, sowie Kontrolle von zukünftigen Risiken abzielt. Darüber hinaus wird hier darauf geachtet, den Risikomanagementprozess mit den Unternehmenszielen abzustimmen und die weitere Vorgehensweise zu hinterfragen bzw. gegebenenfalls zu optimieren. Häufig wird hier beispielsweise mit Kennzahlen oder Ergebnisplänen gearbeitet.
Die Bewertung der einzusetzenden Ressourcen in der Projektabwicklung ermöglicht eine Abschätzung, welche der Lösungsstrategien für den jeweiligen Fall die effektivste darstellt. Alle Risiken werden im Rahmen der Projektabwicklung in einer Projektrisikotabelle festgehalten und regelmäßig überprüft.
Ergänzend ist festzuhalten, dass sich die HMP nicht ausschließlich auf die vorgenannten Phasen verlässt. Vielmehr verpflichtet sich die HMP aufgrund ihrer großen Erfahrung in der Projektabwicklung auch „weichen Faktoren“, die zu negativen Auswirkungen und daher zu Risiken im Projekt führen können, zu berücksichtigen. Zu diesen Faktoren zählen wir alle „sozialen Faktoren“ wie beispielsweise Änderungen von Teammitgliedern, Anzahl des Fernbleibens von Projektbesprechungen, abnehmende Häufigkeit der Aktualisierung des Projektplans, Veränderungen in der Qualität und Vollständigkeit der Projektdokumentation. Unsere Projektleiter sind verpflichtet – im Rahmen der Projektreviews – über diese Kennzahlen zu berichten, um dadurch eventuelle Signale zur frühzeitigen Erkennung von potenziellen Risiken zu erhalten.
Exkurs: Szenarioplanung im Risikomanagement
Als eine beliebte Methode der Risikoanalyse und -maßnahmenplanung soll die Szenarioplanung noch als praktisches Beispiel Erwähnung finden. Bei der Szenarioplanung werden Annahmen darüber getroffen, wie sich Ereignisse und Trends in der Zukunft entwickeln und wie sich Ihr Geschäftsumfeld angesichts dieser Zukunft verändern wird. Genauer gesagt geht es bei der Szenarioplanung darum, eine bestimmte Reihe von Ungewissheiten sowie verschiedene “Realitäten” dessen, was sich zukünftig in einem Unternehmen abspielen könnte, zu identifizieren. Zum Beispiel werden in der Landwirtschaft Szenarien angewandt, um vorherzusagen, ob die Ernte – je nach Wetterlage – gut oder schlecht ausfallen wird. Es hilft dabei den Umsatz, aber auch die zukünftigen Investitionen zu prognostizieren. Die Szenarioplanung mag je nach Branche und Unternehmensgröße unterschiedliche Folgen haben – jedoch keine durchzuführen birgt das Risiko steigender Kosten, erhöhten Risiken und verpasster Chancen.
Ziel der Szenarioplanung ist es, die für das Unternehmen von Unsicherheit behafteten, kritischen Punkte („critical uncertainties“) zu definieren und plausible Szenarien zu entwickeln. Danach werden die möglichen Auswirkungen und Maßnahmen in Abstimmung mit jedem gegebenen Szenario geplant. Der Prozess der Szenarioentwicklung umfasst im Wesentlichen vier grundlegende Schritte: Die ersten zwei Schritte umfassen die Identifizierung der treibenden Kräfte und die der relevanten Unsicherheiten für die kommenden Monate oder Jahre. Als nächstes besteht das Ziel darin, vier verschiedene Szenarien zu entwickeln, die mit größter Wahrscheinlichkeit eintreten werden. Abschließend werden die Implikationen bzw. Konsequenzen der vier Szenarien analysiert und durchdacht. Idealerweise werden diese Schritte in Form eines Workshops durchgeführt, in denen alle TeilnehmerInnen gemeinsam ein Brainstorming durchführen, um in kurzer Zeit möglichst viele kreative Ansätze zu finden.
Mit vier Szenarien kann selbstverständlich nicht die potenzielle Vielzahl an möglichen Szenarien in der Realität widergespiegelt werden – in der Szenarioplanung geht es hier vielmehr darum, sich auf die wesentlichsten Fakten und Unsicherheiten zu konzentrieren.