Manchmal schneit ein Katalog ins Haus. Hunderte, oft dicht bedruckte Seiten. Sorgfältig gebunden
Die damit verbundenen Kosten und der Gedanke an die Umwelt lassen einen schaudern. Dabei ist so ein Katalog doch nur die Spitze des Eisberges, wenn man ihn mit den vielen, vielen Tonnen an Papier vergleicht, die tagtäglich in Unternehmen mit darauf verewigten Präsentationen, Excel und Word-Files denselben Weg nehmen, wie der anfangs erwähnte Katalog. In den Müll!
Manchmal schneit ein Katalog ins Haus. Hunderte, oft dicht bedruckte Seiten. Sorgfältig gebunden und in hochwertiger Optik. Mit einem Wort: gut gemacht. Trotzdem ist der Weg in den Mistkübel vorgegeben. Hin und wieder werden einige Seiten durchgeblättert, aber dann: weg damit!
Die damit verbundenen Kosten und der Gedanke an die Umwelt lassen einen schaudern. Dabei ist so ein Katalog doch nur die Spitze des Eisberges, wenn man ihn mit den vielen, vielen Tonnen an Papier vergleicht, die tagtäglich in Unternehmen mit darauf verewigten Präsentationen, Excel und Word-Files denselben Weg nehmen, wie der anfangs erwähnte Katalog. In den Müll!
Wie oft drucken wir etwas aus, ohne es wirklich zu benötigen. Manchmal, weil es einen guten Eindruck macht und einfach dazu gehört bei der Präsentation vorm Chef auch Hand-outs mitzuhaben. Manchmal weil wir denken, wir merken uns die darauf stehenden Zahlen und Informationen besser. Und manchmal wahrscheinlich ohne Grund, einfach aus Gewohnheit. Vieles davon könnte man leicht einsparen.
8 Tipps und Tricks um Druckkosten zu senken
- Prozesssteuerung
Klare Prozesse machen vieles leichter. Und sie reduzieren auch die Druckkosten. Beispielsweise dann, wenn die Poststelle angewiesen ist, eingehende Post zu digitalisieren und per Mail an den jeweiligen Mitarbeiter weiterzuleiten. - Bewusstsein-schaffen
Genauso wie es Spielregeln für die Zusammenarbeit gibt, gibt es sie auch für Ausdrucke. Keine Hand-outs mehr bei Präsentationen, Emails drucken ist verboten usw. - Rollen
Nicht jeder darf alles drucken. Mitarbeiter bekommen fix zugewiesen Rollen, die entweder inhaltlich einschränken (Bericht XY darf nur vom Top Management gedruckt werden) oder mengenmäßig die Bremse ziehen. - Web-2-Print
Wieder die Prozesse, verbunden mit dem Internet. Es werden standardisierte Abläufe über eine Webmaske erstellt und direkt an die interne oder externe „Hausdruckerei“ weitergeleitet. Die Finanzbuchhaltung wird automatisch informiert und somit die Kosten richtig zugeordnet. Kostenwahrheit ist ein guter Beginn für nachfolgende Veränderungen und Umdenken. - Mobile-Printing
Drucker werden verbunden mit mobilen Endgeräten. Der Vorteil: bei Konferenzen, Präsentationen, Besprechungen kann wirklich bedarfsgerecht gedruckt werden – der „sicher-ist-sicher“ 10er Pack an 5seitigen Handouts wird vermieden. - Follow ME Print
Hier wird automatisch am vom eigenen Standort aus nächsten Drucker ausgedruckt. Man nimmt also sein Tablet oder Smartphone mit zur Besprechung und verhindert so das unnötige Mitnehmen von viel zu vielen Ausdrucken. - Ein sauberes Dokumentenmanagementsystem
Ein elektronisches Ablagesystem einmal gut überlegt und Sie ersparen sich das Regal mit den (verstaubten) Aktenordnern. - Wollen Sie das wirklich?
Es kann doch eigentlich nicht so schwer sein, vor jedem Druckvorgang eine Warnung zu erhalten ala „Wollen Sie wirklich drucken? Ja/nein“. Großartig, wenn die Frage noch mit den Kosten pro Blatt oder den Kosten für die Umwelt angereichert wäre.
Vergessen Sie nicht, für jede Aufgabe gibt es das richtige Tool
Ihr Ferdinand Dietrich
Ing. Ferdinand Dietrich, MSc
Consultant HMP