Unterstützung im „Backoffice“ (m/w/d)
Wir sind ein verlässlicher Partner für unsere Kunden, der sich als Bindeglied zwischen Technologie und Business versteht und Vorhaben von der Projektidee bis zu deren erfolgreichen Umsetzung begleitet.
Wir lieben es, mit Menschen an ihren Organisationen zu arbeiten und diese ständig weiterzuentwickeln. Wir machen uns gemeinsam mit unseren Kunden auf die Suche nach dem Sandkorn im Getriebe, den Lücken in Prozessen und den Brüchen in der Informations- und Kommunikationskette.
Unsere Kunden finden in uns einen umsetzungsstarken Partner an ihrer Seite, der Innovation fördert, die adäquate Technologie für alle Herausforderungen findet, in stabilen Strukturen neue und agile Geschäftsmodelle verankert und Digitalisierung integriert denkt.
Daten und Fakten zu HMP:
- Wir sind ein 1993 gegründetes, eigentümergeführtes, unabhängiges und produktneutrales Beratungsunternehmen in Wien
- Unser Team besteht aus ca. 20 Beratern und wir verfügen über ein starkes Partnernetzwerk
- Unser Themenfokus ist die Technologie- und Organisationsberatung
- Unser Kundenfokus ist die öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen, Finanzdienstleister, Industrie sowie weitere Top 1000 Unternehmen (primär in Österreich)
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab Sommer 2022 (genauer Termin ist zu vereinbaren)
Unterstützung in unserem Backoffice-Team (m/w/d)
im Ausmaß von 25h pro Woche.
Basisqualifikationen, über welche Sie verfügen sollten:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS, Lehre, o.ä.) und grundlegende Buchhaltungskenntnisse
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse
- Zwei bis drei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Teamorientierung, ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke
- Zuverlässiger, selbstständiger und verantwortungsbewusster Arbeitsstil
- Gute Kenntnisse von Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
- Interesse an und Verständnis für unsere Tätigkeitsfelder (Unternehmensberatung)
- Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen nach Bundesvergabegesetz (BVergG) von Vorteil
- Erfahrungen mit BMD von Vorteil
- Erfahrungen mit Sharepoint und MS-Teams von Vorteil
Folgende Aufgaben warten auf Sie:
Auftragserfassung und Abrechnung:
- Pflege CRM-System (Daten unserer Kunden und Ansprechpartner)
- Verwaltung der Angebote und erhaltenen Aufträge (Pflege in den Systemen)
- Konsolidierung der Stundenaufzeichnungen unserer MitarbeiterInnen und PartnerInnen
- Abrechnungsmanagement (Rechnungserstellung, Übermittlung an KundInnen, Aufklärung von Rückfragen zur Abrechnung, Mahnwesen, etc.)
Fachliche Unterstützung:
- Kontroll- und Monitoringaufgaben
- Erstellen von Auswertungen und Reports (in BMD, Excel, etc.)
- Unterstützung der Buchhaltung bei Jahresabschluss (insbesondere im Bereich Abrechnungsmanagement)
- Erstellen von Formularen und Berichten
- Unterstützung bei der Beantwortung von Ausschreibungen unserer KundInnen
Office-Management:
- KundInnen-Empfang und KundInnen-Bewirtung
- Betreuung Telefon und E-Mailpostfach sowie Brief-/Paketverkehr
- Koordination und Organisation von Terminen (Terminabstimmung, Reservierungen, etc.)
- Elektronische Dokumentenablage / Verwaltung
- Verwaltung von Verträgen
- Schnittstelle IT-Support und Organisation Equipment für neue MitarbeiterInnen (Notebook, Smartphone, etc.)
- Büroorganisation inkl. Beschaffung von Büromaterial, Verpflegung, etc.
- Organisation von Veranstaltungen, Firmenausflügen, etc.
Wir bieten ein attraktives Jahresgehalt, welches Ihrer Qualifikation und Erfahrung entspricht sowie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet und die Zusammenarbeit mit engagierten & teamorientierten KollegInnen. Die Tätigkeit wird hauptsächlich Montag bis Freitag am Vormittag in unserem Büro (in der Nähe von Wien-Mitte / 1030) stattfinden.
Aus gesetzlichen Gründen sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position bei jährlich brutto €28.300 (bei Vollzeit) bzw. €17.688 (für 25 Stunden) liegt. Wir sind aber gerne bereit entsprechend Ihrer Qualifikation ein höheres Gehalt zu bezahlen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter karriere@hmp.co.at