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Neue IT-Tools verändern die Art, wie wir kommunizieren und zusammenarbeiten. Die verschiedenen Arbeitnehmer-Generationen haben einen unterschiedlichen Zugang und Umgang zu diesen neuen Möglichkeiten der Digitalisierung. Fehlende Spielregeln im Umgang mit diesen Tools können einerseits zu einem Information-Overflow der Mitarbeiter und zu einer Überbürokratisierung führen, andererseits verstärkt Konflikte heraufbeschwören. Wie also mit den neuen Möglichkeiten umgehen? Gibt es Möglichkeiten, eine einheitliche und übersichtliche Nutzung zum Wohle aller sicherzustellen und wenn ja, wie?

Die neue Arbeitswelt

Die Art wie Personen in Unternehmen zusammenarbeiten ist einem signifikanten Umbruch unterworfen. Zum einen durch die neuen Arbeitnehmergenerationen Y und Z, die als Digital Natives die neuen Technologien mit einer natürlichen Selbstverständlichkeit nützen. Virtuelles Kommunizieren liegt diesen Generationen im Blut. Zum anderen entwickeln sich gleichzeitig die technischen Möglichkeiten dafür rasant weiter. Tools für Collaboration, Chats, Desktop Sharing, Video Conferencing und immer neue digitale Kommunikationsmöglichkeiten erweitern zunehmend die Kommunikationsmöglichkeiten in und zwischen Unternehmen. Neue Möglichkeiten für die Datenablage und Data Sharing wie Cloud-Dienste oder Projekthomepages ermöglichen ebenfalls neue, schnellere und effizientere Arbeitsabläufe. Zeitliche und räumliche Flexibilisierung von Arbeit, wie etwa Home-Office-Regelungen oder flexible Arbeitszeiten, verstärken den Effekt der neuen Kommunikationsmöglichkeiten. Mitarbeiter arbeiten zudem nicht nur in ihren bisherigen Linienaufgaben, sondern werden vermehrt projektbezogen quer durch Abteilungen eingesetzt. All diese Trends haben auch Einfluss auf den Umgang mit anderen Themen, wie zum Beispiel Führung, Leistungsbewertung oder Arbeitsabläufe.

Spielregeln – welche und wozu?

Die Mitarbeiter stehen bei diesen Entwicklungen vor der enormen Herausforderung, mit den verschiedenen Kommunikationskanälen und -plattformen umgehen zu können und nicht die Übersicht zu verlieren. Auch sind die Zugänge der verschiedenen Arbeitnehmer zu den neuen Technologien unterschiedlich ausgeprägt. In vielen Fällen ist ein Mitarbeiter damit konfrontiert, in mehreren digitalen Systemen präsent sein zu müssen, um keine Information, Aufgabe oder Anfrage zu versäumen oder Daten abzulegen oder auszutauschen. Meist lassen sich diese Systeme auch nicht auf ein System reduzieren oder gleichschalten, wie etwa bei Zugehörigkeiten zu verschiedenen Projektteams. Auch nutzen verschiedene Abteilungen in Unternehmen nicht selten unterschiedliche Systeme.

Um diese Problematik lösen zu können, bedarf es einheitlicher Spielregeln. Damit sind allerdings nicht die gelebten sozialen Normen im Unternehmen gemeint, sondern explizit schriftlich fixierte Regeln. Auch sind es keine neuen Softwarelösungen, sondern betreffen vor allem Änderungen und Vereinfachungen im Zusammenspiel der unterschiedlichen Organisationselemente und ihrer verwendeten Systeme. Spielregeln können in den Unternehmensrichtlinien enthalten sein, vom Betriebsrat kommen oder explizit entwickelte eigene Spielregeldokumente sein. Diese Dokumente beinhalten Regeln etwa zu Zusammenarbeit & Koordination, Informationsfluss, Kommunikation, Führung, Kontrolle, Zusammengehörigkeitsgefühl, Konfliktvermeidung, Büronutzung oder zur Grenze zwischen Beruf und Privatleben.

Entwicklung und Spielregeldesign

Zur Entwicklung dieser Spielregeln werden zuerst Leitplanken definiert, die die genauen Stellschrauben und Themen beinhalten. Danach erfolgt die Formulierung der jeweiligen Inhalte. Ein Abstimmungs- und Testprozess soll den Feinabgleich der Regeln sicherstellen und noch existierende Schwachstellen aufzeigen.

Für die Entwicklung solcher Spielregeln gibt es keine vorab angefertigten Lösungen. Sie hängen immer von der Größe und der jeweiligen Kultur eines Unternehmens ab, welche Systeme benutzt werden und welche spezifischen Rahmenbedingungen des Unternehmens direkt in Spielregeln übersetzt werden können. Auch ist es beim Spielregeldesign von entscheidender Bedeutung, welcher Detailierungsgrad gewählt wird, ob die Regeln mehr Vorschriftscharakter oder Empfehlungscharakter haben sollen und welche Themenbereiche es betrifft. Ein ausgeprägtes Gespür für soziale Systeme, Empathie, technisches Verständnis und große Erfahrung in der Organisationsentwicklung ist dafür nötig.

Die HMP begleitet seit Jahren Kunden im Bereich Kommunikation und Kollaboration – aus technischer und organisatorischer Sicht. So konnten bereits viele erfolgreiche Projekte umgesetzt werden, damit Unternehmen mit diesen Spielregeln in der neuen Arbeitswelt besser und erfolgreicher agieren können.