Die letzten Wochen haben bedeutsame Veränderungen in unser aller Privat- und Arbeitsleben gebracht. Das Home-Office hat sich dabei zu einer klaren Notwendigkeit für österreichische Unternehmen entwickelt. Es wird aber auch in Zukunft verstärkt ein wesentlicher Bestandteil unseres Arbeitslebens bleiben. Dieses neue Arbeiten ist für manche zwar schon längst gängige Praxis geworden, aber für viele auch eine neue Erfahrung. Damit Sie diese gut bewältigen, finden Sie hier Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. In Teil 2 unserer Serie widmen wir uns der Strukturierung des Arbeitstages, der Erreichbarkeit und Kommunikation sowie der Sicherheit beim Arbeiten im Home-Office.
Strukturierung des Arbeitstages
Es wird grundsätzlich empfohlen, den Tagesablauf wie bisher beizubehalten und die wichtigsten privaten Aktivitäten (z.B. Mittagessen, kurze Bewegungspause) für sich selbst fix einzuplanen. Versuchen Sie es einmal, den Tag so zu starten, als würden Sie ins Büro fahren:
Das Weiterführen der alltäglichen „Rituale“ (Aufstehen zur gleichen Uhrzeit, Kaffeetrinken in der Früh, informelles Gespräch mit Kollegen, etc.) hilft Ihnen dabei, die gewohnte Struktur des Tages aufrecht zu erhalten. Einen Tipp für ein tägliches Ritual „das Grüßen“ finden Sie auch im Blog von Michael Bartz: Corona Homeoffice Tipp: Grüßen
Sie können sich auch so anziehen, wie Sie zur Arbeit gehen würden, um sich am Morgen in die richtige Stimmung zu versetzen- Das kann Ihnen auch helfen, den Arbeitsmodus einzulegen und richtig zu fokussieren. Um die tägliche Routine nicht zu verlieren kann es auch hilfreich sein, regelmäßige Termine (Team-Meetings usw.) nicht abzusagen, sondern sie per Video-Chats oder Telefon abzuhalten.
Erstellen Sie To-do-Listen für jeden Tag, an dem Sie von zu Hause arbeiten. Das hilft Ihnen, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und gibt Ihnen die Möglichkeit zu messen, wie viel schon erledigt wurde. Erledigen Sie komplizierte und unangenehme Aufgaben zuerst und Routineaufgaben am Schluss. Aber schaffen Sie auch Transparenz mit der Hilfe des elektronischen Kalenders. Hier ein Tipp von Michael Bartz: Corona Homeoffice Tipp: Transparenz
Aber auch so wie der tägliche Heimweg eine Trennung zwischen Arbeits- und privatem Alltag darstellt, ist es auch empfehlenswert, dass Sie nach der getanen Home-Office-Arbeit Ihren Laptop wegstellen und sich von Ihrem Heim-Arbeitsplatz wegsetzen (z.B. vom Schreibtisch auf die Couch). Feste Arbeitszeiten sind wichtig und daher nehmen Sie sich nicht vor, dass Sie morgen Vormittag irgendwann mit der Arbeit beginnen. Seien Sie stattdessen diszipliniert und beginnen Sie jeden Tag um dieselbe Uhrzeit. Damit Ihre Heimarbeit nicht in Konflikt mit Ihrem Privatleben gerät, sollten sie den Arbeitstag idealerweise auch immer zur gleichen Uhrzeit enden lassen. In diesem Blogbeitrag von Michael Bartz erfahren Sie mehr darüber wie sie Nähe zwischen Kollegen schaffen lässt: Corona Homeoffice Tipp: Nähe schaffen
Erreichbarkeit und Kommunikation
Um die Arbeit und vor allem die Zusammenarbeit mit Kollegen im Home-Office möglichst effektiv zu gestalten, ist die richtige Kommunikation wichtig. Anrufe, E-Mails, Sofortnachrichtendienste oder Video-Chats sind Möglichkeiten, um zu kommunizieren. Jeder muss für sich herausfinden, welcher Kanal sich am besten eignet und wie man diese miteinander kombiniert. Manchmal ist es effizienter, eine E-Mail zu verschicken, als einen Anruf zu tätigen. Durch diese verschiedenen Möglichkeiten kann ein nahezu gleicher Ablauf wie im Büro sichergestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der Skype-Status nichts über die tatsächliche Arbeit aussagt. So bedeutet der gelbe Status etwa nicht, dass die Person im Moment nicht arbeitet. Er bedeutet lediglich, dass man im Moment nicht am Computer, nicht verfügbar oder abwesend (z.B. Pause) ist. Denken Sie bitte daran, es kann zum Beispiel sein, dass jemand gerade Papiere durcharbeitet oder sich in einem Gespräch befindet.)
Weitere interessante Information zu den unterschiedlichen Kommunikationskanälen finden Sie im Blogbeitrag von Michael Bartz: Corona Homeoffice Tipp: Kommunikationskanäle
Warum wir gerade in dieser schwierigen Zeit mehr miteinander reden müssen, können Sie in einem weiteren HMP-Blog nachlesen: „Warum wir wieder mehr reden müssen“
Sicherheit beim Arbeiten im Home-Office
Bitte beachten Sie im Home-Office oder auch an anderen Orten außerhalb des Firmengebäudes, an denen Sie Ihre Arbeit verrichten, dass sie mit Daten arbeiten, die vertrauenswürdig und schützenswert sind. Es ist sicherzustellen, dass am Arbeitsplatz im Home-Office und bei der Kommunikation zwischen Institution und dem Mitarbeiter im Home-Office die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet ist, die Zugriffsmöglichkeiten auf betriebliche Daten von zu Hause aus nur Befugten ermöglicht wird und die zu Hause befindlichen dienstlichen Unterlagen hinreichend geschützt werden. Wenn Ihr Bildschirm von fremden Personen eingesehen werden kann, benutzen Sie eine Sichtschutzfolie und drehen Sie sich bei Möglichkeit mit Ihrem Bildschirm zur Wand, so dass Personen der Blick auf Ihren Bildschirm nicht möglich ist. Sollten Sie Ihren Firmenlaptop, Arbeitsunterlagen oder Firmeneigentum verloren haben oder wenn es Ihnen gestohlen wurde, melden Sie dies unverzüglich Ihrem Arbeitgeber.
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In Teil 1 unserer Serie haben wir uns bereits mit den Themen Infrastruktur, Arbeitsplatz sowie mit Alltagstipps für das Home-Office beschäftigt.
Der abschließende Teil 3 fokussiert sich vor allem auf Tipps für Führungskräfte in Bezug auf das Home-Office.
Die HMP und Home-Office
Wir verfügen über jahrelange Erfahrung in der Beratung zu Themen wie mobiles Arbeiten, Home-Office, New Work, IKT-Strategien und Collaboration-Strategien. Wir unterstützen aktuell Unternehmen dabei, die getroffenen notwendigen Ad-hoc-Maßnahmen mit Ausbruch der Corona-Pandemie in ein strukturiertes Gesamtkonzept zu überführen, um eine tragfähige Lösung für die kommenden Wochen und Monate zu entwickeln.